No show is de grootste frustratie

5 tips

No show is en blijft de grootste frustratie van elke meeting planner: je investeert veel tijd en moeite in de planning, organisatie en promotie van het event. Vervolgens komt een aanzienlijk deel van de deelnemers gewoon niet opdagen! No show of annulering is niet alleen vervelend, het is ook alles behalve duurzaam.

Een gratis business event kan rekenen op een no show percentage van 10-30 procent: materiaal en voedsel kan ongebruikt in de afvalbak. Het is dus hoog tijd om het no show probleem eindelijk aan te pakken. Hier zijn alvast vijf tips om no show te verminderen:

1. Be on time!
Verstuur de eerste uitnodiging ruim van te voren zodat de genodigden tijd hebben om hun agenda te checken en over hun deelname na te denken. Een eerste aankondiging kan al verstuurd worden wanneer de datum, tijd en locatie van je event gepland zijn. Een uitgebreide omschrijving en het programma volgen dan later. Houd de aankondiging kort en to the point. Concentreer je op de belangrijkste reden en de doelstelling van het event.

2. De kracht van de herhaling
Als de eerste aanmeldingen binnen komen, stuur dan een bevestigingsbericht. Dit geeft de deelnemers het gevoel dat men hun aanwezigheid zeer waardeert en dat hun komst verwacht wordt. Herinner je genodigden bij herhaling aan het komende evenement en benadruk steeds duidelijk de mogelijkheid om de inschrijving weer te annuleren. Zorg er voor dat annuleren gemakkelijk en snel gaat. Bel mensen die nog niet gereageerd hebben even op en vraag of ze willen deelnemen. Geef hen het gevoel dat ze verwacht worden en welkom zijn.

3. Schep positieve verwachtingen
Houd je deelnemers goed op de hoogte van je plannen en activiteiten voor het evenement. Deel je enthousiasme. Maak een Facebookpagina, LinkedIn-event of een hash-tag aan waar deelnemers je kunnen volgen. Blijf hen er aan herinneren wat het event voor hen oplevert en waarom ze het niet willen en kunnen missen. Social Media zijn ook een goed middel om je deelnemers met elkaar in contact te brengen en ze enthousiast te maken. Zo kan men zien wie andere deelnemers zijn, die ze misschien graag willen meeten. Ook vergroot het de zichtbaarheid van gasten waardoor deze minder snel niet op komen dagen.

4. Geannuleerde bijeenkomst?
Indien het gehele event geannuleerd wordt vanwege bijvoorbeeld te weinig deelnemers, kan meetings.nl de lopende aanvragen met jouw geannuleerde locatie matchen. Het kopen en verkopen van geannuleerde meetings kunnen jouw vergaderkosten aanzienlijk verlagen. Neem contact op met meetings.nl tel. 055-5786511 

5. Toch no show?
Wees streng voor bekende no-show deelnemers. Sluit ze uit van toekomstige events of zet ze op een wachtlijst. Al was je event gratis, effectiever is toch een rekening te sturen voor de verspilling die hun afwezigheid heeft veroorzaakt en het bedrag doneren aan een goed doel.  Trouwe deelnemers kun je juist bedanken. Bijvoorbeeld met een leuk cadeautje of prioriteitsstatus voor het volgende event.