Maak van je Meeting een Wandelvergadering: Productief en Verfrissend

Vergaderingen zijn vaak statische aangelegenheden die plaatsvinden in saaie vergaderzalen of achter computerschermen. Maar wist je dat het omtoveren van een vergadering tot een wandelvergadering niet alleen verfrissend kan zijn, maar ook de productiviteit en creativiteit kan bevorderen? In dit artikel gaan we dieper in op de voordelen van een wandelvergadering en hoe je deze kunt organiseren voor jouw team of bedrijf.

1. Wat is een wandelvergadering?

Een wandelvergadering is simpelweg een bijeenkomst waarbij je en je collega’s niet in een kantoorruimte zitten, maar buiten lopen terwijl je de agenda bespreekt. Deze vorm van vergaderen wint snel aan populariteit, en met goede reden. Wandelen stimuleert de bloedsomloop en zuurstoftoevoer naar de hersenen, wat kan leiden tot frisse ideeën, betere samenwerking en een betere stemming.

Het concept is eenvoudig, maar het effect kan groot zijn. Of het nu gaat om een brainstormsessie, een één-op-één-gesprek of een informele teambespreking, een wandelvergadering biedt een verfrissende verandering van de traditionele vergadering.

2. De voordelen van een wandelvergadering

Wandelvergaderingen brengen tal van voordelen met zich mee die verder gaan dan alleen fysieke beweging. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:

A. Verhoogde creativiteit

Onderzoek wijst uit dat beweging, zoals wandelen, de creativiteit verhoogt. Dit komt doordat het ritme van lopen en de frisse lucht je hersenen activeren en je helpen om anders naar problemen te kijken. Dit maakt wandelvergaderingen ideaal voor brainstormsessies, waarbij nieuwe ideeën en innovatieve oplossingen nodig zijn.

B. Verbeterde focus en productiviteit

In een standaard vergadering is het niet ongewoon dat mensen hun aandacht verliezen door afleidingen zoals hun telefoon of laptop. Tijdens een wandelvergadering zijn mensen gefocust op het gesprek en de omgeving. Zonder de afleiding van technologie kan de discussie productiever zijn en blijft de focus op de onderwerpen van de vergadering.

C. Gezondheidsvoordelen

Een zittende levensstijl kan negatieve gevolgen hebben voor je gezondheid, zoals rugpijn, vermoeidheid en een verhoogd risico op hartaandoeningen. Wandelvergaderingen bieden een kans om dit patroon te doorbreken. Regelmatig bewegen verbetert je conditie, verlaagt stress en verhoogt je energieniveau. Dit kan op zijn beurt leiden tot een beter werkklimaat en hogere productiviteit.

D. Betere samenwerking

Het informele karakter van wandelen zorgt voor een ontspannen sfeer, wat de communicatie tussen collega’s bevordert. De hiërarchie wordt minder prominent, wat ervoor zorgt dat mensen zich vrijer voelen om hun mening te geven. Dit kan leiden tot betere teamdynamiek en open gesprekken, vooral bij één-op-één-vergaderingen of kleine teams.

E. Verminderde stress

Wandelen in de buitenlucht heeft een bewezen positief effect op je geestelijke gezondheid. De natuur of zelfs een wandeling door de stad kan stress verminderen en zorgen voor een betere stemming. Dit maakt wandelvergaderingen niet alleen goed voor je lichamelijke gezondheid, maar ook voor je geestelijk welzijn.

3. Wanneer is een wandelvergadering geschikt?

Niet elke vergadering is geschikt om wandelend te doen. Hier zijn enkele situaties waarin een wandelvergadering een goede optie is:

• Brainstormsessies: Wandelvergaderingen zijn perfect voor het genereren van nieuwe ideeën of het verkennen van creatieve oplossingen.
• Eén-op-één-gesprekken: Of het nu gaat om een evaluatiegesprek of een informeel overleg, wandelvergaderingen kunnen helpen om gesprekken losser en persoonlijker te maken.
• Korte update-vergaderingen: Voor snelle besprekingen van de voortgang van een project of een kort overleg zijn wandelvergaderingen ideaal. Ze zijn productief en je vermijdt onnodige vertragingen.

Daarentegen zijn wandelvergaderingen minder geschikt voor bijeenkomsten die gedetailleerde notulen of presentaties vereisen, zoals complexe projectvergaderingen of strategische besprekingen waarbij documenten een centrale rol spelen.

4. Tips voor een succesvolle wandelvergadering

Hoewel wandelvergaderingen eenvoudig klinken, is het belangrijk om goed voorbereid te zijn om er het maximale uit te halen. Hier zijn enkele tips voor het plannen van een succesvolle wandelvergadering:

A. Kies de juiste route

Zorg ervoor dat de route geschikt is voor de duur van de vergadering en de mobiliteit van de deelnemers. Kies bij voorkeur een rustige plek met weinig afleiding, zoals een park, een groene omgeving of een rustige straat. Vermijd drukke wegen of lawaaierige plekken, omdat dit de concentratie kan verstoren.

B. Hou het doel in gedachten

Hoewel het wandelen op zich al verfrissend kan zijn, is het belangrijk om het doel van de vergadering niet uit het oog te verliezen. Begin de vergadering door het doel en de belangrijkste agendapunten te verduidelijken. Zorg ervoor dat je, ondanks de informele setting, nog steeds gestructureerd blijft in de bespreking.

C. Houd het klein en overzichtelijk

Wandelvergaderingen werken het beste in kleine groepen van twee tot vier personen. In grotere groepen kan het moeilijker zijn om een gesprek te volgen of betrokken te blijven. Voor grotere vergaderingen kan een hybride aanpak geschikt zijn: begin met een korte wandeling voor inspiratie, gevolgd door een meer formele zitting.

D. Gebruik spraakopnamen voor notities

Het is lastig om tijdens het wandelen aantekeningen te maken, maar technologie kan helpen. Gebruik de spraakopnamefunctie op je smartphone om belangrijke punten op te nemen die later kunnen worden uitgewerkt. Dit voorkomt dat je ideeën verloren gaan zonder dat je tijdens het lopen hoeft te schrijven.

E. Plan het goed qua tijd

Omdat wandelen meer tijd kan vergen dan een standaardvergadering, is het belangrijk om hier rekening mee te houden. Als je een wandelvergadering plant, zorg er dan voor dat je voldoende tijd inplant voor zowel de wandeling als de bespreking van de agendapunten.

5. Wandelvergaderingen in de praktijk: Succesverhalen

Veel bedrijven en bekende leiders omarmen al de kracht van wandelvergaderingen. Steve Jobs, de oprichter van Apple, stond erom bekend zijn meest productieve vergaderingen al wandelend te houden. Ook Mark Zuckerberg van Facebook en voormalig president Barack Obama hebben wandelvergaderingen gebruikt om ideeën te ontwikkelen en hun team te inspireren.

In de moderne werkcultuur, waar zittend werk de norm is geworden, biedt een wandelvergadering een welkome afwisseling. Bedrijven zoals LinkedIn en Google hebben zelfs wandelroutes in en rondom hun kantoren ontworpen om het concept te stimuleren.

Conclusie

Wandelvergaderingen zijn een eenvoudige, maar krachtige manier om de productiviteit, creativiteit en samenwerking in je team te verbeteren. Door het statische karakter van traditionele vergaderingen te doorbreken en een meer dynamische benadering te kiezen, kun je zowel de fysieke als mentale gezondheid van je team bevorderen. Dus de volgende keer dat je een vergadering plant, overweeg dan om het anders te doen: maak er een wandelvergadering van en ervaar zelf de voordelen van beweging tijdens het werk.