How to: een vergadering organiseren

Het organiseren van een vergadering kan soms een hele klus zijn. Je moet aan van alles denken en verschillende dingen regelen. Gelukkig kan je op meetings.nl heel gemakkelijk een locatie voor de vergadering zoeken, maar dat is natuurlijk niet het enige waar je voor moet zorgen. Daarom hebben we een aantal tips voor je om rekening mee te houden voor en tijdens de vergaderingen.
 

Voor de vergadering

• Wat is het doel van de vergadering?

Een vergadering wordt niet zomaar gehouden, maar met een bepaald doel. Er moet iets worden beslist, er moeten instructies worden gegeven of er moet een probleem worden opgelost. Bedenk dus van tevoren goed wat het doel van de vergadering zal zijn en probeer daarvan tevoren al op in te spelen. Een vergadering kan zo maar twee uur duren. Het zou zonde zijn als blijkt dat de vergadering voor niets is geweest.

• Hoe richt je je de zaal in?

Als je weet wat het doel van de vergadering zal zijn, kun je vaak ook inschatten welke opstelling in de zaal het handigste is. Er zijn verschillende soorten opstellingen: u-vormopstelling, cabaretopstelling, carré opstelling, examenopstelling, schoolopstelling en theateropstelling. Tip: zorg dat iedereen elkaar goed kan zien, zodat je interactie stimuleert.

• Catering?

Hoe lang duurt de vergadering? Is het een uurtje, dan hoef je vaak alleen koffie, thee en water te regelen. Duurt de vergadering een halve dag, of zelfs een hele dag? Zorg dan voor een versnapering en eventueel een lunch.

• Virtueel vergaderen?

Tegenwoordig is het niet eens meer nodig om fysiek bij elkaar te komen. Soms is virtueel vergaderen een goede oplossing als de reistijd bijvoorbeeld erg lang is. Soms kan het een oplossing zijn, maar vaak is fysiek bij elkaar komen effectiever.

• Sharepoint gebruiken?

Een sharepoint omgeving kan je helpen met het overzicht behouden tijden het plannen van een vergadering. Zo kan je de uitnodigingen, reminders, vergaderstukken en wijzigingen in het programma naar de deelnemers communiceren via deze omgeving.
 

Tijdens de vergadering

• Is de dag van de vergadering aangebroken?

Zorg ervoor dat je alle afspraken omtrent inrichting, setting en catering op tijd controleert. Vergeet ook niet de audiovisuele voorzieningen van tevoren te testen!

• Denk je aan de tijd?

Zorg dat je op het afgesproken tijdstip start maar zorg ook dat je op tijd afrondt. Iedereen heeft nog genoeg andere dingen te doen dus stop op de afgesproken tijd.

• Wie maakt de notulen?

Notuleren is van groot belang voor het bijhouden van uitkomsten en besluiten tijdens vergaderingen. De notulist moet objectief en neutraal zijn en goed kunnen selecteren wat belangrijk is en wat niet.

• Pauzes?

Plan korte pauzes in als de vergadering langer dan een uur duurt. Zo kan iedereen even koffie en thee bijvullen en zich opladen voor het volgende deel van de vergadering.

Heb jij nog tips die een vergadering tot een groot succes kunnen maken? Deel ze met ons!