Hoe organiseer je een boeiende vergadering?

De 6 tips

Naast dat tijdens een conference call allerlei andere activiteiten plaatsvinden, gebeurt dat ook tijdens gewone face to face vergaderingen: bijvoorbeeld je smartphone checken voor nieuwe e-mails. Wat zijn nu de beste ingrediënten voor een boeiende vergadering waar iedereen goed bij de les blijft?

1. Benoem altijd de DUW
Doel = de geplande activiteit. Dit is een werkwoord. Bijvoorbeeld: hoe gaan we het probleem oplossen.
Uitkomst = het tastbare resultaat. Dit is een zelfstandig naamwoord. Bijvoorbeeld: een plan van aanpak voor probleem.
Waarom = waarom de vergadering belangrijk is. Aan welke bedrijfsdoelstelling draagt dit bij en waarom is de vergadering nu nodig.

Als je de DUW letterlijk vermeldt in de uitnodiging, weten alle deelnemers wat zij kunnen verwachten. Zijn zij niet de juiste deelnemers, dan kunnen ze de uitnodiging weigeren en bijvoorbeeld doorsturen aan een collega die het onderwerp beter kent.

2. Bespreek de belangrijke onderwerpen altijd eerst
Zo voorkom je dat een onbelangrijke discussie uitloopt en je geen tijd meer overhoudt voor wat er écht toe doet.

3. Eindig een vergadering altijd met een samenvatting
Wat zijn de genomen besluiten en de afgesproken acties? Neem deze nogmaals door aan het eind van de bijeenkomst, zo geef je anderen de kans om eventuele misverstanden direct te herstellen, nu men nog aanwezig is en men de kennis over het onderwerp paraat heeft.

4. Schrijf altijd een verslag
Doe dit zo snel mogelijk na de vergadering wanneer de kennis nog vers in je hoofd zit. De notulen zijn uiteraard gebaseerd op aantekeningen die je tijdens de vergadering hebt genomen. Goede notulen benoemen twee zaken: de genomen besluiten en de afgesproken acties, inclusief de verantwoordelijke personen en de afgesproken deadlines.

5. Volg de to-do’s op
Zet een herinnering in je agenda om na enkele dagen te controleren of iedereen zijn/haar acties inderdaad heeft uitgevoerd.

6. Zorg voor een inspirerende vergaderlocatie

(Bron: 'Weg met stress op kantoor'; Alexander Keehnen)