De organisatie van een congres

Wat zijn de valkuilen?

Er zijn diverse aspecten waar je rekening mee moet houden, graag delen we de onderstaande tips met je. We zijn inmiddels ervaren in het organiseren van congressen. Graag denken we met je mee!

• Start op tijd. Neem minimaal 5 maanden de tijd voor de organisatie van het congres. Datum; check als eerste alle vakantie- en feestdagen, evt. andere congressen waar jouw doelgroep naar toe gaat. Tijdens sportevenementen (Olympische spelen, EK of WK) is het niet raadzaam om deze data te plannen. 
• Ga tijdig op zoek naar een locatie, of neem een organisatiebureau in de arm om hen vrijblijvend te laten zoeken. De perfecte locatie is van groot belang, denk aan de doelgroep. Komt men met het openbaar vervoer (bij een centraal station) of komt men voornamelijk met eigen vervoer (voldoende parkeerplaatsen). Is de Wifi verbinding goed? Is de uitstraling professioneel? Zijn er hotelkamers nodig voorafgaand aan het congres of evt. na het congres?
• Budget, allesbepalend en van belang om dit van tevoren goed te bepalen. Hoeveel deelnemers verwacht je? Maak een inschatting aan de hand van het aantal uitnodigingen. Dit is van belang voor de locatie, ruimte, catering, programma’s etc.
• Zorg voor voldoende capaciteit, zowel organisatorisch als inhoudelijk. Een congres organiseren kost veel tijd en energie. Niet alleen qua organisatie maar ook qua inhoud, thema, onderwerpen en natuurlijk de sprekers.
• Check voordat je de datum bekend maakt of de belangrijke sprekers beschikbaar zijn. Een goed thema en de onderwerpen zijn het allerbelangrijkste voor het slagen van het congres. Besteed hier veel aandacht aan en onderzoek welke onderwerpen er leven bij de doelgroep. Wat zijn de trends, waarin is de doelgroep geïnteresseerd? Welke vragen wil men beantwoord krijgen. Welke sprekers zijn ingespeeld op deze trends en onderwerpen?
• Betrek jouw opdrachtgevers bij de eerste aanzet van het congres. Laat hen aangeven welke onderwerpen zij graag zouden behandelen tijdens het congres en onderzoek of er vraag naar is. Een idee is om een discussie op te starten in een LinkedIn groep waar jouw doelgroep zich bevind.
• Plan de organisatie van een registratie deelnemers, hospitality desk, de uitnodigingen, batches, draaiboeken en evt. de transfer van de internationale gasten. Denk ook aan de diverse noviteiten en apps.
• Stuur de uitnodigingen 8 weken voor de datum van het congres.
• De laatste tip is.. neem contact op met ons en wij denken met je mee voor de totale organisatie of alleen de venue-finding.
  Telefoonnummer:       055-578 65 11
•