meetings.nl, vind de perfecte locatie voor jouw zakelijke meeting

klanten reviews

Hybride Events

Dé oplossing voor grote groepen in coronatijd

Een hybride event is een combinatie van een live event en een digitaal event, dus offline en online. Beide vormen vinden plaats op hetzelfde moment en hebben hetzelfde inhoudelijke programma, maar ze vinden op verschillende plekken plaats. Een digitale deelname kan zijn vanuit huis, kantoor, een hotelkamer op locatie of misschien wel een andere ruimte in hetzelfde gebouw. Een belangrijke focus van een hybride event is interactie met de deelnemers en tussen deelnemers onderling. Dit is anders ten opzichte van een live stream bijeenkomst.

De voordelen van een hybride event zijn minder hoge kosten voor catering, zaalhuur en personeel, want er zijn minder gasten aanwezig. Ook is het voor digitale deelnemers prettig dat je geen reistijd hebt en comfortabel vanuit je eigen huiskamer kunt deelnemen. Het inhoudelijk programma is vaak kort en krachtig, waardoor je in minder tijd dezelfde boodschap kunt overbrengen. Daarnaast leveren hybride events waardevolle informatie en content op, chats, polls en feedback geven namelijk direct bruikbare inzichten. Deze content kun je op een ander moment opnieuw gebruiken.

De techniek maakt of breekt een hybride event. Als de techniek niet naar behoren werkt, valt het hele evenement in het water. Daarom is de techniek ook een grote kostenpost van een hybride-event. Houd er daarom rekening dat een hybride event evenveel kan kosten als (of misschien wel meer dan) een live event.

Hoe maak je van een hybride event een succes?

Het is belangrijk om je alle deelnemers constant te prikkelen met interessante informatie. Maar hoe doe je dat?

  • Focus je op een duidelijk onderwerp, dit is key voor een succesvol online event. Bij digitale deelnemers zal de aandacht snel verslappen bij een tekort aan focus.
  • Interactie met én tussen deelnemers. Uiteindelijk is dit hét grote verschil met een live stream event. Dus implementeer dit in je programma.
  • Kort, maar krachtig! Uiteindelijk gaat het om kwaliteit, niet om kwantiteit.
  • Kies een goede dagvoorzitter en interessante sprekers. Dit is voor online deelnemers nóg belangrijker.
  • Zorg voor de ultieme thuiservaring. Denk bijvoorbeeld aan een lunch of een borrelbox die wordt thuisbezorgt.
  • Vergeet je offline deelnemers niet! Leg ze extra in de watten door topservice en goede catering.

Wat kost een hybride event?

De kosten van een hybride event kunnen erg variëren en zijn volledig afhankelijk van de lengte, het aantal deelnemers ter plaatse, subsessies en inhoudelijk programma. Houd er in ieder geval rekening mee dat de kosten vergelijkbaar zullen zijn als een live event voor een grote groep mensen.

Waar kan het?

In principe kan er bij iedere congreslocatie een hybride event georganiseerd worden. De techniek wordt namelijk extern ingehuurd. Er zijn verschillende evenementenlocaties die al ervaring hebben met hybride events en volledig zijn ingespeeld op de wensen van offline en online gasten. Deze lichten we graag voor je uit:

Gooiland Events

Een unieke evenementenlocatie in Hilversum.

Organiseer een OUT-OF-THE-BOX event bij Gooiland. De bezoeker kan zijn eigen beleving volledig naar eigen wens invullen. Je kiest als gast namelijk zelf hoe je aanwezig bent. Dit kan op locatie zijn, vanuit een hotelkamer of thuis vanachter je eigen laptop. Iedere deelnemer krijgt een unieke ervaring door het dynamische, online platform en de ‘Gooiland Congresbox’. Gooiland biedt verschillende mogelijkheden in samenwerking met hun partner Show Rental: 

Hybride evenement – Livestream: Show Rental verzorgt de Livestream in 1 plenaire ruimte, het Theater. Dit is exclusief locatiehuur, personeel en catering gedurende de dag. De kosten hiervoor zijn € 2.100,00.

Webinar of Livestream: Webinar met een volledig verzorgde livestream door onze AV-partner Show Rental uit Hilversum. Inclusief catering gedurende de dag, locatiehuur en personeelskosten op basis van 10 gasten. De kosten hier voor zijn € 4.500,00

Hybride evenement – Platform: Een online platform met:

  • Online netwerken
  • Live stream van alle subruimtes
  • Workouts
  • Digitale beursvloer
  • Terugkijken van opnames
  • Polls

De kosten zijn € 5.000,00 plus een registratie prijs van €5,00 per deelnemer. Deze kosten zijn exclusief catering, locatiehuur en personeelskosten. Er kan een live evenement van 200 tot 250 personen georganiseerd worden op basis van 1,5 meter. 

Spant!

Kies voor kwaliteit. Kies voor een hybride event!

Wij ondersteunen je volledig met onze kennis en techniek om je doelgroep te bereiken. Wij zorgen voor een ingerichte locatie inclusief lekkernijen tijdens ontvangst en ochtendpauze. Uiteraard is het mogelijk om je programma af te sluiten met een heerlijke lunch vanaf € 16,50 per persoon.

  • Live event: vanaf € 55,- per persoon - op basis van 150 deelnemers
  • Stream: vanaf € 16,- per persoon - op basis van 500 deelnemers
  • Stream subsessies: vanaf € 645,- per sessie - platform naar keuze

Alle prijzen zijn exclusief BTW en gebaseerd op 4 uur

Jaarbeurs

Digitalday @ Jaarbeurs

Heb je nog nooit eerder een hybride event georganiseerd? Dat is geen probleem. Jaarbeurs heeft de kennis en ervaring in huis om opdrachtgevers te helpen een topevent te organiseren. Samen met Digitalday zorgt Jaarbeurs voor een unieke ervaring:

  • Sprekersessie: Sprekers loggen in van achter hun eigen laptop. Deelnemers kunnen chatten en in de Q&A vragen stellen aan de spreker.
  • Round Table: In kleinere groepen een ronde tafel gesprek met en zonder publiek.
  • Pre record sessie: Een sessie kan ook van te voren worden opgenomen en afgespeeld tijdens het event.
  • Lobby: Het interactieve hart van het event. Vanuit de lobby wordt de bezoeker welkom geheten, wegwijs gemaakt en keert hier na elke sessie weer terug. In de lobby is de sfeer voelbaar van het event.
  • Netwerk carrousel: Speed dating tussen bezoekers. Stap de carrousel in en je wordt gekoppeld aan een ander. Dit is een zeer bijzondere manier om spontane ontmoetingen te stimuleren. Er kunnen meerdere netwerk carrousels tegelijk plaatsvinden door er een thema aan koppelen.
  • Stands: Vanuit de stand kunnen de standhouders live streamen, een video afspelen, een presentatie geven, brochure downloaden en chatten. Bezoekers kunnen voorafgaand aan het evenement al afspraken met de standhouders maken.

Defabrique Evenementenlocatie

Ijzersterk internet als startpunt voor hybride evenementen!

Defabrique ziet hybride events als dé toekomst. De mogelijkheden voor online en hybride evenementen bij Defabrique zijn eindeloos, maar alles valt of staat bij goed internet. Daarom heeft Defabrique geinvesteerd in een internetverbinding die het mogelijk maakt om 3 verschillende online events tegelijk te organiseren.

Het internet is geüpgraded van 1 gig naar 10 gig. Ze kunnen meer livestream events tegelijk aan en alle deelnemers ter plaatse kunnen ook tegelijk gebruikmaken van de Wifiverbinding. Een vaste verbinding is daarom bij Defabrique verleden tijd.

Alternatieven

Naast hybride events zijn er ook andere creatieve oplossingen om te vergaderen op afstand. Het meest bekende alternatief is een live stream event. In dit geval zijn er geen deelnemers aanwezig en gaat het enkel om het uitzenden van bijvoorbeeld een presentatie van een spreker.

Het live stream event wordt vaak door elkaar gehaald met een webinar, maar dit zijn wel twee verschillende soorten events. Bij een webinar is er namelijk altijd sprake van interactie met de (digitale) deelnemers. Dit kan doormiddels van polls, chats en vragen stellen.

Wil je toch meer gasten op locatie ontvangen? Denk dan aan een carrousel bijeenkomsten. Je kunt je deelnemers verspreiden over verschillende ruimtes en meerdere shifts op 1 dag. Ze zijn korter aanwezig, maar hebben wel de volledige congreservaring met catering, subsessies en netwerken.  

Bekijk hier alle locaties die hybride events kunnen organiseren.

 

In 3 stappen de perfecte locatie, boek nu

  • 1 Stel jouw bijeenkomst samen
  • 2 Ontvang kosteloos en vrijblijvend offertes
  • 3 Kies en boek