10 Tips om efficiënter te vergaderen

lees snel...

10 Tips om efficiënter te vergaderen
Hoe efficiënt vergader jij? Wij hebben een aantal tips om korter te vergaderen, die we graag met je willen delen.

*1 Begin op tijd!
Begin de meeting exact op tijd. Wellicht komen de telaatkomers hierdoor de volgende keer op tijd.

*2 Stopwatch
Zorg dat de vergadering niet uitloopt, stel hiervoor iemand aan. Plan de tijd per onderwerp in.
Verplaats onderwerpen die te lang duren naar een volgende vergadering. Alleen op deze manier zorg je ervoor dat de vergadering niet uitloopt.

*3 Korte inleidingen
Iedereen moet zijn eigen agendapunt kort en krachtig inleiden, zodat het onderwerp helder en duidelijk wordt geïntroduceerd.

*4 Iedereen laat kort zijn mening horen
Laat niet continue één persoon aan het woord, laat iedereen over elk punt zijn mening geven. Zo voorkom je dat slecht voorbereide personen er later op terug komen. Tijdens deze vergadering is er gelegenheid geweest om je mening te geven over dit punt.

*5 Flexibiliteit
De tijd die tussen twee vergaderingen zit, moet realistisch zijn om de actiepunten uit een meeting te kunnen uitvoeren/afhandelen. Je kunt dus best eens een meeting overslaan, maar ook een extra meeting inplannen.

*6 Staande vergadering
Probeer de vergadering eens staande te doen, dit zal de tijd met een derde verkorten. Zorg wel voor een standaard vergadertafel, er zijn altijd aanwezigen die niet lang kunnen of mogen staan.
Meetings met het doel informatie over te dragen of een evaluatie zijn hier heel geschikt voor. Een brainstormsessie is hier echter minder geschikt voor.

*7 Stel regels op
Stel voor de meeting gedragsregels op en verspreid ze. Pas de regels aan als dat nodig is. Als men zich niet goed aan afspraken houden, moet je de oorzaken daarvan onderzoeken en aanpakken.

*8 De stoelendansmethode
Vaak wordt er geredeneerd vanuit  een eigen referentiekader. Om te proberen dit  wederzijds begrip te bevorderen, kun je de stoelendansmethode eens proberen.
Hierbij laat je iemand zich eens in één van de andere aanwezigen verplaatsen en zijn/ haar mogelijke visie verwoorden. Dit zal zorgen voor meer binding en begrip tussen collega’s, hierdoor zullen doelen sneller worden gehaald. Deze vergader-methode is bedacht door Bjorn Aris.

*9 Probeer eens wat anders
Denk eens aan een Conference Call om zo kort en bondig te vergaderen. Of organiseer eens een totaal verrassende en andere vergaderlocatie. Bijvoorbeeld een heisessie laten plaatsvinden, letterlijk op de hei.

*10 De perfecte vergaderlocatie
Bij efficiënt vergaderen hoort ook de perfecte vergaderlocatie. Per meeting zijn de wensen natuurlijk verschillend, afgestemd op het doel van de bijeenkomst. Is de locatie goed bereikbaar per openbaar vervoer, of per auto en zijn er voldoende parkeermogelijkheden. Voorafgaand aan de vergadering check de diverse items die nodig zijn de vergadering goed te laten verlopen; zoals apparatuur, wireless internet, koffiebreaks.

Heb jij nog meer tips, laat het ons weten!