meetings.nl, vind de perfecte locatie voor jouw zakelijke meeting

klanten reviews

Hoe kies je een platform voor jouw online event?

Wat zijn precies de verschillen tussen virtuele en fysieke events? Hoe lanceer je een virtueel evenement? Hoe krijg je je virtuele publiek bij jou? Het zijn maar enkele van de vragen waar event- en marketingprofessionals vandaag mee worstelen.

Je bent gewend om fysieke evenementen te plannen, dus de verandering naar het organiseren van virtuele events kan best een uitdaging zijn. Het is een nieuwe vaardigheid die je moet ontwikkelen als je van virtuele evenementen een succes wil maken. Hoe pak je dit efficiënt aan? Het antwoord is simpel: het is een beetje anders, maar toch is de planning van een virtueel event heel vergelijkbaar met een fysiek event.

Je zal nog altijd een eventwebsite en registratieproces op poten moeten zetten, je gaat communiceren met je deelnemers, het programma presenteren enzovoort. Je gaat nu geen fysieke eventlocatie meer zoeken, maar je moet wel een omgeving creëren waar mensen kunnen connecten, naar je sprekers luisteren, vragen kunnen stellen, zich kunnen verbinden en netwerken. Dit doe je het best door het juiste platform te kiezen. Omdat er een groot aantal digitale tools voor virtuele evenementen bestaan, is het belangrijk om opties te vergelijken en voor het platform te kiezen dat het beste past bij jouw deelnemers. Het team van meetings.nl geeft je 6 tips om je te helpen een online event platform te kiezen.

Tip 1: Kies een all-in platform

Wat je zeker wil vermijden tijdens een virtueel event is van het ene naar het andere platform hoppen. Stel, je hebt een tool om je eventwebsite op te zetten, een andere voor het registratieproces, nog eentje om het virtuele podium op te zetten, etc... Deelnemers zien door de bomen het bos niet meer en voor jou is het verwarrend en tijdrovend. Zoek een all-in virtueel eventplatform dat al de taken die je nodig hebt integreert in één software pakket of op z'n minst goed integreert. Door je inspanningen te centraliseren, verlies je veel minder tijd dan bij individuele tools.

Tip 2: Ga voor een technologie waar virtueel netwerken mogelijk is

Zoals je wel weet, hebben je deelnemers interactie met het event via live enquêtes en Q&A’s. Zo kunnen ze alleen niet praten met andere deelnemers, maar ook met de moderator of de sprekers zoals in een live event. Ontneem je deelnemers deze mogelijkheid niet. Check altijd de virtuele netwerkmogelijkheden van het platform. Een platform van een hoog niveau heeft er altijd eentje.

Tip 3: Check de integratiemogelijkheden met andere tools die je gebruikt

Integraties zijn belangrijk wanneer je je platform gaat opnemen in je workflow. Voorbeelden hiervan zijn je virtuele event video’s die je opslaat op een specifiek platform of je samenwerking met een bepaalde betalingstool zoals Paypal of Stripe. Een goed virtueel platform integreert deze opties naadloos. Op deze manier behoud je je gewone workflow en heb je een volledige planningsinfrastructuur om een memorabel event te organiseren voor je deelnemers.

Tip 4: Controleer of het platform je huisstijl kan integreren

Er is niets verschrikkelijker dan een platform dat je niet kunt aanpassen aan jouw merk. Dit is dubbel vervelend bij een tool voor virtuele events omdat je je event vooral organiseert om je merk te versterken! Je hebt dus echt een platform nodig waar je de kleuren, elementen en fonts kunt aanpassen aan jouw merkidentiteit. Een goed platform biedt dit aan.

Tip 5: Heb aandacht voor de user experience

Het zijn je gasten, maar ook je gebruikers. Het moment dat je gasten zich aanmelden op je platform, ervaren zij een beleving. Ze voelen emoties over je event content en je event platform. Kies daarom altijd een platform dat gemakkelijk in gebruik is voor je gasten en waar zij gemakkelijk kunnen navigeren. Probeer te ontdekken hoe gemakkelijk en intuïtief de omgeving op het platform is. Als je deze ervaring zelf als complex of onvriendelijk ervaart, dan is de kans groot dat je gasten zich ook zo gaan voelen.

Tip 6: Kies een platform dat extra inzichten over je gasten geeft

Hoeveel mensen namen deel? Hoeveel hebben zich afgehaakt tijdens een bepaalde sessie? Hoeveel gebruikten hun computer en hoeveel hun mobiele telefoon? Hoeveel haakten aan tijdens conversaties of reageerden op de call to action die jij uitstuurde? Zonder het antwoord op deze vragen, zal je de ROI van je event niet kunnen berekenen. Ook heb je niet de mogelijkheid je event te verbeteren bij een volgende editie. Als je een platform selecteert check dan zeker de extra informatie die je kunt inzien over het gedrag van je online deelnemers. Deze gegevens zijn cruciaal voor je volgende event, het juiste platform helpt je ze te verzamelen en analyseren.

Heb je hulp nodig met de organisatie van je (digitale) event? Bel of mail met ons en we helpen je graag verder!

Bron: eventplanner.nl

 

In 3 stappen de perfecte locatie, boek nu

  • 1 Stel jouw bijeenkomst samen
  • 2 Ontvang kosteloos en vrijblijvend offertes
  • 3 Kies en boek