Secretaresse 3.0: Ben jij het al?
De rol van secretaresse is in de loop van de jaren flink veranderd. In de 20e eeuw had de secretaresse voornamelijk een uitvoerende rol maar tegenwoordig neemt de secretaresse steeds vaker de rol van sparringpartner, planner en organisator in. De naam en rol van secretaresse kan ook nog weleens verschillen. Door al deze veranderingen is het soms onduidelijk wat een secretaresse nu doet en of dit al de secretaresse 3.0 is.
De secretaresse van ‘vroeger’ heeft vaak een heel divers takenpakket en dit zal bij de secretaresse 3.0 ook niet anders zijn. Wat wel anders is, is bijvoorbeeld dat de secretaresse 3.0 veelvuldig gebruik maakt van alle digitale tools en digitale technieken die beschikbaar zijn om het werk makkelijker, leuker en efficiënter te maken. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan Skype, papierloos vergaderen, vluchten en reizen via een app regelen en notuleren op een laptop. Als secretaresse 3.0 kan je overal werken en ben je niet gebonden aan een vaste kantoorplek. Toch blijft contact onderhouden met de managers nog even makkelijk, zo niet makkelijker!
Daarnaast werkt de secretaresse 3.0 op hoog niveau. De tijd is voorbij dat de secretaresse alleen maar aantekeningen mocht maken bij een vergadering en de agenda verzorgde. De secretaresse 3.0 is eveneens een sparringpartner en bij afwezigheid van de manager worden de taken overgenomen.
De traditionele taken worden vaak zelfs overgenomen door handige apps, e-mail en computerprogramma’s waardoor de functie van secretaresse blijft veranderen. Er wordt zelfs al gesproken over het verdwijnen van de secretaresse maar dat zien wij nog niet zo snel gebeuren. Door het veranderen van de rol van de secretaresse zien we veel kansen voor de ondersteuner om mee te groeien met de nieuwe ontwikkelingen.
Ben jij al een secretaresse 3.0 of kan je nog wel wat tips gebruiken? Wij geven hieronder een paar tips om het onderste uit jezelf te halen:
- Sluit je aan bij een secretaressenetwerk, bijvoorbeeld http://www.secretaressegroup.nl/
- Blijf op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen. Lees bijvoorbeeld vakliteratuur en sluit je aan bij gerelateerde groepen op LinkedIn.
- Leren, leren, leren. Blijf je ontwikkelen en volg opleidingen en cursussen die aansluiten bij je vakgebied.
- ICT skills. Zorg dat je over goede ICT skills beschikt en maak gebruik van alle programma’s en apps die je werk een stuk leuker en makkelijker maken. Kijk bijvoorbeeld eens rond op www.meetings.nl om makkelijk en snel de beste vergaderlocaties te vinden!
- Schakel een loopbaancoach in. Ontdek samen welke stappen je kunt nemen en waar jij je het beste bij voelt.
- Ontwikkel je op de gebieden die je leuk vindt. Een secretaresse 3.0 werkt in veel verschillende gebieden. Volg een gespecialiseerde opleiding richting het gebied waar jij energie van krijgt.
- Neem zelf de regie. Ga het gesprek aan met je manager over jouw mogelijkheden om je te ontwikkelen.
- Soft skills. Focus op je soft skills. Deze kunnen niet geautomatiseerd worden en hierbij kan jij dus het verschil maken!
- Evalueren en feedback. Evalueer je huidige rol regelmatig. Doe je nog wat je leuk vindt, zijn er dingen die anders kunnen en probeer bij collega’s feedback te vragen. Zo krijg je een volledig beeld van jezelf en jouw werkzaamheden.
- Flexibiliteit en nieuwsgierigheid. Blijf flexibel en nieuwsgierig en sta open voor nieuwe technieken, tools en manieren van werken!
De secretaresse 3.0, is het wat voor jou?
Bron: secretaressenet.nl
