meetings.nl, vind de perfecte locatie voor jouw zakelijke meeting

klanten reviews

10 tips voor een geslaagde conferentie

1. Zorg voor een goed programma

Iemand die tijd vrij maakt om naar een conferentie te gaan wil daar natuurlijk iets voor terug. Zorg dus voor een inhoudelijk sterk programma (onderschat je publiek niet). Maar zorg daarbij wel dat de presentaties kort en bondig zijn en prop niet te veel presentaties in één dag.

2. Goede sprekers 

Selecteer de juiste sprekers. Vaak zijn de bekenden sprekers (van een bekend internetbedrijf bijvoorbeeld) de publiekstrekkers en de wat minder bekende sprekers met een opvallend verhaal juist degenen waar iedereen nog lang over napraat. En als je dan die goede sprekers hebt geselecteerd, dan moeten ze natuurlijk wel goed uit de verf komen: geef ze een goede briefing, laat weten wat hun rol in het programma is en zorg dat de techniek goed geregeld is.

3. Vergeet de moderator niet

Een moderator kan een conferentie maken of breken. Een energieke en besluitvaardige moderator voelt het publiek aan en heeft zich verdiept in het onderwerp en programma. Hij of zij zorgt voor interactie, stelt de eerste vraag na een lezing en geeft de goede sprekers wat meer tijd.

4. Bespaar niet op de technologie 

De slides moeten te zien zijn, de belichting moet kloppen en de filmpjes moeten starten. Een haperende microfoon is heel storend en zorgt er voor dat mensen helemaal niet meer luisteren. Goede technologie is helaas iets waar je nooit complimenten voor krijgt, maar wel veel klachten over krijgt als het niet goed gaat.

5. Voorkom no-show 

Ook een ijzersterk programma moet je aankondigen. En eén keer aankondigen is meestal niet genoeg, praat er over op social media, en zorg dat mensen getriggerd worden om te komen. Maar wees voorzichtig met gratis kaartjes: mensen die niet geïnvesteerd hebben in een kaartje voor de conferentie, komen vaak ook niet opdagen. En niets is zo erg als een half-lege conferentiezaal.

6. Zorg voor netwerkmogelijkheden 

Natuurlijk komt men voor het programma, maar netwerken is op conferenties minstens zo belangrijk. Zorg dat er voldoende tijd (lange pauzes!) en plaats is om te netwerken en dat men van te voren weet wie de andere bezoekers zijn.

7. Goede koffie en een goede lunch

En dan: nadat je dus een fantastisch programma, top-sprekers en first-class technologie geregeld hebt, krijg je alleen maar commentaar op de lunch. Tsja,…liefde gaat door de maag. En omdat mensen dus ook komen om te netwerken, is de bijbehorende goede koffie en lunch ook belangrijk.

8. Goede WIFI voor het publiek 

Het is de meest gehoorde klacht op (technologie)conferenties: niet-werkende WIFI. Mensen willen graag delen, willen kunnen twitteren, bloggen en gewoon af en toe wat op kunnen zoeken. Ook zitten ze misschien net even te wachten op die ene e-mail. Zorg dat ze op internet kunnen!

9. Communiceer ook tijdens de conferentie 

Bijbehorend voordeel van goede WIFI voor het publiek is dat ze online over je conferentie kunnen praten. Zorg dat de Twitter hashtag vanaf de eerste sessie duidelijk is, laat het herhalen door de dagvoorzitter en laat het na elke spreker zien op het scherm. Verder zorg je natuurlijk dat er geblogd, gefilmd en gefotografeerd wordt. Want hoe meer er gepraat wordt over je conferentie – hoe meer bezoekers bij de volgende editie!

10. Wees flexibel 

Natuurlijk heb je alles tot in de puntjes geregeld.. en loopt uiteindelijk niets zoals gepland. De lunch arriveert te laat, de moderator verslikt zich of de technologie laat per ongeluk de verkeerde slide zien. Kan allemaal gebeuren - niet in paniek raken en gewoon fixen.

Bonus tip: Maak er een feestje van!

Zorg dat de bezoekers jou als organisator kunnen vinden, verwelkom ze zoals je je vrienden thuis verwelkomt, zorg dat iedereen het naar zijn zin heeft en laat zien dat jij het in ieder geval leuk op je feestje!

 

 

Bron: The Next Speaker 

In 3 stappen de perfecte locatie, boek nu

  • 1 Stel jouw bijeenkomst samen
  • 2 Ontvang kosteloos en vrijblijvend offertes
  • 3 Kies en boek