7 goede manieren om een vergadering te beginnen
1. Begin met een grapje en stimuleer anderen om hetzelfde te doen
Hier is een leuk weetje: Positieve emoties op de werkvloer zorgen voor beter resultaat in het dagelijks leven én op kantoor. Uit onderzoek blijkt dat vrolijke medewerkers 12% productiever zijn. Het loont dus om te zorgen dat de sfeer op kantoor positief is. Maar hoe? vergaderingen zijn een goede plek om te beginnen. Begin op een positieve manier aan een vergadering en de rest zal volgen. Als we erover nadenken is het eigenlijk helemaal niet zo gek. Een vergaderruimte moet immers een plek zijn waar medewerkers zich genoeg op hun gemak voelen om hun mening te geven. Een grapje maken aan het begin van de vergadering kan daar aan bijdragen. Humor is namelijk de beste manier om te zorgen dat uw boodschap (op de agenda van de vergadering) blijft hangen.
2. Doe iets onverwachts
Het gebeurd eigenlijk zonder dat we het doorhebben: dingen die we regelmatig doen zijn routine en dat kan voelen als een verplichting. Worden bepaalde vergaderingen wekelijks gehouden? Dan is er zeker kans op routine én dat medewerkers de meetings als verplichting gaan zien. Door iets onverwachts te doen, blijven de vergaderingen interessant. Medewerkers weten immer niet wat ze te wachten staat. U kunt bijvoorbeeld:
- Een lopende vergadering te houden: ga eens naar buiten!
- Iedereen even laten stretchen
- De vergadering beginnen in het café om de hoek
3. Deel hun successen om aandacht te krijgen
Wilt u dat uw team tijdens de hele vergadering blijft opletten? Begin dan eens met het delen van wat successen die ze behaald hebben de afgelopen week of maand. Hiermee bereikt u verschillende dingen.
Allereerst toont onderzoek aan dat mensen beïnvloed worden door aardige woorden en vleierij, ook onbewust. Waardoor ze uitkijken naar de volgende vergadering, want misschien krijgen ze wel weer een compliment. En beter nog: alle directe collega's horen ook hoe goed hij/zij iets heeft gedaan. Ten tweede helpt het ook om de sfeer op kantoor de verbeteren. Als u het goede voorbeeld geeft, zullen andere volgen. En dat betekent weer dat iedereen gelukkiger is in zijn/haar baan. Maar, Bedenk niet zomaar complimentjes om iets te kunnen zeggen. Veel mensen prikken daar namelijk zo doorheen. Probeer in plaats daarvan de aandacht op iemands sterke punten te leggen. Praat bijvoorbeeld over een succesvol project of bedank een medewerker die altijd anderen om/haar heen aan het lachen maakt.
4. De beste tip voor een creatieve vergadering
Het lijkt misschien de omgekeerde wereld, maar uit onderzoek blijkt dat het heel goed werkt om mensen te laten spelen met iets kleins tijdens de vergadering. Bijvoorbeeld een pen of een stressbal. Het idee is dat mensen makkelijker kunnen ontspannen, minder stress hebben en meer gefocust zijn. U kunt ook een stapje verder gaan en de vergadering beginnen door samen een bouwwerk te maken met lego of een puzzel te maken. Dit soort brain teasers hebben het voordeel dat mensen al het gevoel hebben dat ze iets afgerond hebben waar ze aan begonnen zijn.
5. Een leuke manier om een vergadering te beginnen? zorg voor uitdaging!
Volgens Harvard Business Review is het belangrijk om medewerkers voldoende uitdaging te geven in hun werk. Geluk en productiviteit gaan hand in hand, dus waarom zou u dat niet gebruiken in uw vergaderingen? Daag uw medewerkers uit, meteen vanaf het begin. Zorg voor een beetje interactie en vraag alle deelnemers om advies. Hoe? Hier zijn een paar ideeën: Vraag ze om een uitdaging waar uw team tegenaan loopt op te lossen. Of vraag een medewerker om zijn/haar probleem voor te leggen en laat iedereen brainstormen over een oplossing. Hou het wel simpel! Als er geen tijd is om naar dit soort issues te kijken, verzin dan zelf een probleem dat u aan het begin van de vergadering aan uw team voorlegt. Dit kan werk gerelateerd zijn, maar ook bijvoorbeeld een raadsel. Dit helpt om mensen wakker te schudden en zorgt ervoor dat ze productiever zijn tijdens de vergadering.
6. Begin met een inspirerende quote of boodschap
Wilt u écht inspirerende vergaderingen? het type vergaderingen waardoor mensen actie ondernemen en stappen vooruit zetten? dan zult u zelf ook moeten inspirereren. Bijvoorbeeld door een (korte) TED talk te laten zien of een quote of artikel te delen dat u aanspreekt. Het doel is om een boodschap te delen die uw medewerkers laat deken in mogelijkheden.
7. Gebruik ijsbrekers
Dé manier om een vergadering te beginnen, is toch wel een ijsbreker gebruiken. Een ijsbreker zorgt ervoor dat mensen zich meteen op hun gemak voelen, waardoor het makkelijker is om later ideeën te verzinnen en beslissingen te nemen. en bijkomend voordeel kan zijn dat uw collega's beter leert kennen. Er zijn tal van ijsbrekers die u kunt gebruiken, maar deze voorbeelden geven u alvast een idee
- Vraag iedereen om één doel te delen (privé of zakelijk)
Begin met uw eigen doel en stimuleer de anderen om te volgen. Onthoud: het hoeft niet meteen de grootste droom te zijn die u heeft. Iets kleins voldoet ook prima, bijvoorbeeld een vaardigheid die u graag wil leren.
- Drie waarheden, één leugen
Misschien kent u dit spelletje wel....iedereen deelt vier feiten over zichzelf. Drie daarvan zijn waar, één is een leugen. Het is aan de rest om uit te vogelen welke waar zijn en welke niet. Iets wat al snel voor een ontspannen sfeer kan zorgen.
- Wie ben ik!
Als uw team dol is op spelletjes, dan is deze ijsbreker vast en zeker een hit. Zorg dat u van te voren een paar namen van bekende mensen op een papiertje schrijft. Deel aan het begin van de vergadering aan iedereen een papiertje uit (zonder dat ze zien wie er op hun eigen papiertje staat) en vraag hen om het op hun voorhoofd te plakken. Vervolgens moet iemand er door gesloten vragen te stellen aan de rest van de groep achter komen woe hij of zij is. Hilariteit is gegarandeerd!
Deze zeven simpeler en leuke manieren om een vergadering te starten, kunnen een enorm verschil maken! Bekijk welke tips het beste passen bij uw organisatie en probeer het uit!
Bron: Designkantoormeubilair.nl
