Hoe kies je een goede bestemming voor jouw evenement?

Een event bijwonen is iets bijzonders. Naar een internationaal event gaan, is helemaal top. Terwijl we weer dromen over internationale evenementen (de eerste internationale beurzen komen al terug) is het zeker de moeite om de mogelijkheden hiervoor te onderzoeken. 

Bezoekers krijgen niet alleen op een paar dagen tijd een lawine van waardevolle content over zich heen, je schotelt ze ook fantastische nieuwe contacten en interessante eventdynamieken voor. Je deelnemers reizen naar een nieuwe plek en ontdekken een totaal onbekende omgeving. Jij biedt hen dus niet alleen een evenement, maar ook de mogelijkheid om te reizen en nieuwe contreien te verkennen.

Daarom is het zo belangrijk om een A-bestemming te kiezen voor jouw evenement. De locatie maakt een onlosmakelijk deel uit van een onvergetelijke event ervaring in 2022. Be prepared! Want je moet met veel details rekening houden, van een stressloze logistiek tot een veilige omgeving voor je gasten.

Hier volgt een reeks van aanbevelingen zodat jij een memorabele destinatie voor je volgende event kiest:

1. Een lokale omgeving die toegewijd is om internationale events te ontvangen
Er is geen tekort aan exotische en interessante bestemmingen. Maar jij kiest best een plek die grote internationale events genegen is. Waarom? Wanneer de lokale gemeenschap graag van deze events wil organiseren, zal de lokale overheid ook haar duit in het zakje doen. Dat garandeert een betere infrastructuur (meer daarover later). Dit betekent ook dat er voldoende event leveranciers en destination managers aanwezig zijn ter plekke die je kunnen helpen met je planning. Ten slotte, een lokale community die graag internationale events ontvangt, zal je ook ondersteunen tijdens het hele planningsproces.

2. Een goede eventinfrastructuur
Je kunt simpelweg geen groot internationaal evenement organiseren als de stad niet beschikt over een conferentiezaal of ruimte die groot genoeg is om al je gasten te ontvangen. Een ander belangrijk criterium is de aanwezigheid van een degelijk openbaar vervoer zodat je deelnemers gemakkelijk van hun hotels naar je venue geraken en omgekeerd. Wil je zeker zijn? Reis dan vooraf naar verschillende plekken en maak een goede analyse over hun eventlocaties en het transport.

3. Een internationale luchthaven
Zoals je wel weet, een event begint lang voordat jouw gasten je locatie binnenwandelen. De reis er naar toe is een belangrijk aspect, dus kies voor een gemakkelijk bereikbare bestemming. Bekijk ook de luchthavenbelastingen en controleer dat ze niet belachelijk duur zijn. Dit weerhoudt mensen om naar jouw event af te zakken!

4. Leuke activiteiten
Je gasten verdienen wat plezier! Als je met verschillende destination managers werkt, vraag hen een lijst samen te stellen van interessante activiteiten in de stad. Zijn er bijzondere musea die je gasten kunnen bezoeken? Misschien vindt er wel een festival plaats of zijn er unieke historische overblijfselen te bekijken? Check deze opties voordat je een bestemming vastlegt.

5. Redelijke verblijfskosten
Check vooraf of de gewenste bestemming meerdere evenementen heeft staan voor de periode dat jullie congres gaat plaatsvinden. Als een stad vol raakt zullen de hotelprijzen stijgen. Wees dus ook flexibel met de congresdagen, indien mogelijk en wellicht is het handig een alternatieve datum achter de hand te hebben. Dit kan ook tijdens de onderhandelingen besparing opleveren. Grote steden met veel hotel capaciteit hebben vaak gunstige tarieven. Pas op dat geldt niet voor alle steden! London, Parijs en ook Amsterdam zitten hoger in verblijfskosten dan bijv. Berlijn, Barcelona of Lissabon. Check met één van onze ervaren congresmanagers om de mogelijkheden te bespreken.

6. Lage criminaliteitscijfers en een veilige omgeving
Je gasten een veilige omgeving bieden is essentieel! De gemakkelijkste manier om dit te ontdekken is op Numbeo te klikken op de ‘crime page’. Klik dan op ‘crime comparison option’ en selecteer de stad en de locatie die jij wil voor je volgende event. Op deze pagina zie je ook de criminaliteitsindex en een veiligheidsschaal. Als er niet teveel verschil is tussen jouw stad en de stad die jij aan het checken bent, dan hoef je je geen zorgen te maken. Is er wel een groot verschil, dan gaan er beter enkele rode lampjes branden. 

In het kort:
Onafhankelijk van het type event dat jij organiseert, een goede bestemming kiezen is kritisch voor de algemene eventervaring. Om een goede keuze te maken, zoek naar een bestemming die graag grote internationale events wil organiseren en die over een goede eventinfrastructuur beschikt. Zorg dat mensen je destinatie gemakkelijk kunnen bereiken en dat er een internationale luchthaven is. Analyseer vervolgens het culturele aanbod samen met de verblijfskosten. En ten slotte, check de criminaliteitscijfers en de veiligheidsschaal van de stad.

Als je al deze aanbevelingen volgt, dan ben jij in staat om een geïnformeerde keuze te maken en je deelnemers een plezierige en veilige omgeving te bieden. Veel succes!

Bron: eventplanner