10 blunders bij het organiseren van evenementen

Iedereen organiseert wel eens een evenement: een avontuurlijke teambuilding, een inspirerend congres, het jaarlijkse personeelsfeest. Stuk voor stuk events waarvan je wil dat ze perfect verlopen en waar jij als secretaresse meestal bij betrokken bent. Toch gaat het regelmatig fout, zie hieronder een aantal punten die je beter kan vermijden bij de organisatie van een evenement.

Wat je zelf doet doe je niet altijd beter
Sommige evenementen kun je prima zelf organiseren, maar anderen zijn zo groot of complex dat je de organisatie ervan beter overlaat aan een professioneel evenementenburau. Ben je lekker eigenwijs en wil je het toch allemaal zelf doen? Lees dan zeker verder!

Foute datum
Evenementen op een brugdag of pal in een vakantieperiode zijn bij voorbaat gedoemd om te mislukken. Je event inplannen op de finale-avond van een WK is ook een echte voltreffer als je wil besparen op de catering. Onvolledige gastenlijst – Niets zo gênant als belangrijke gasten gewoon vergeten uit te nodigen of hun namen verkeerd te schrijven. Neem de tijd om je gastenlijst samen testellen én te controleren.

Stuntelige uitnodiging
Wie? Wat? Waar? Op die essentiële vragen moet elke uitnodiging een antwoord geven, maar je zou niet de eerste zijn die de datum of locatie vergeet te vermelden of die fouten in de uitnodiging schrijft.

Ongeschikte locatie
Een te kleine locatie of eentje waar je gasten in verdwalen zijn echte afknappers. Ga na of alle nodige faciliteiten (wifi, elektriciteit, water, keuken, vestiaire, …) aanwezig zijn en of er voldoende parkeergelegenheid in de buurt is.

Giftige hapjes
Kies een professionele cateraar met een vlotte bediening zodat je lange wachtrijen aan het buffet voorkomt. Voorzie genoeg en zorg dat het lekker is (serveer niets dat je zelf niet zou eten) zodat knorrende magen culinair gevuld kunnen worden.

Artiest stuurt zijn kat
Een grote naam op de affiche. Leuk! Maar wat doe je als de artiest niet komt opdagen? Werk daarom altijd een plan B uit.

Piepende luidsprekers
Werk uitsluitend met kwalitatief audio-visueel materiaal en zorg dat er steeds een professionele technieker in de buurt is. Vermijd amateurs achter de knoppen en voorkom zo piepende, fluitende en galmende luidsprekers.

Low-budget fotograaf
Altijd leuk om een paar mooie foto’s als herinnering aan je event te hebben. Laat deze belangrijke taak niet over aan een collega die wel eens een vakantiekiekje maakt. Wat ga je doen als blijkt dat alle foto’s overbelicht of onscherp zijn? Of je collega per ongeluk op de ‘delete all’ knop heeft gedrukt?

Financiële kater
Budgetteer je evenement op voorhand. Doe dat grondig en denk aan alle kostenposten zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan als de factuur in je bus valt.

Herken jij bovenstaande punten?

Bron: secretaressenet.nl