Top 10 ergernissen van meetingplanners

Tijdens een onlangs gehouden bijeenkomst van meetingplanners (georganiseerd door de Destination Marketing Association International) kon op basis van uitgebrachte stemmen een top 10 gemaakt worden van de grootste ergernissen waar een meetingplanner of congresorganisator tegen aan loopt:

1. Wachten op anderen
Absoluut de grootste ergernis onder meetingplanners, is het wachten op anderen. Het is zeer frustrerend om verantwoordelijk te zijn voor een grote meeting met een deadline en niet de volledige controle hebben doordat anderen niet op tijd reageren, waardoor vertraging ontstaat.
2. Stakeholders die denken dat ze meetingplanner zijn
Dat je een keer de bruiloft van je dochter hebt georganiseerd betekent nog niet dat je een meeting van meer 10.000 deelnemers kunt organiseren. Laat diegene dat werk doen waarin hij of zij gespecialiseerd is en probeer niet de 'beste stuurlui die aan de wal staat' te zijn..

3. Cold calls
Er worden natuurlijk cold calls gedaan, maar zorg er dan voor dat je je huiswerk goed hebt gedaan en dat je weet wat voor een soort organisatie je aan de lijn hebt met wat voor een soort bijeenkomsten. Bereid je dus goed voor, zeker als je op bezoek gaat bij een meetingplanner.
4. Wisseling van contactpersonen
Eén van de irritaties is dat je net je hele meeting hebt doorgesproken met de contactpersoon van de accommodatie of locatie en dat de keer daarop er een andere contactpersoon is en de overdracht niet goed is gecommuniceerd. Daar zit je als meetingplanner echt niet op te wachten.

5. Geen verrassingen
Meetingplanners houden niet van verrassingen en willen graag dat alles, hoe klein ook, in het contract wordt vastgelegd. Dat geldt bijvoorbeeld voor toeslagen, vergoedingen etc.
6. E-mails, e-mails en nog eens e-mails 
Zelfs control freaks hoeven niet ge-cc'd te worden op elke e-mail die iedereen stuurt.

7. Niet genoeg betaald krijgen
Voor al het gepieker, dagen langs de weg en weekenden doorwerken moet wel een leuke compensatie staan en dat is niet bij alle meetingplanners zo, gezien het feit dat dit een ergenis is die op de 7de plek staat.
8. Geen antwoord op Requests for Proposals (RFP)
Het is zo frustrerend als je niets of pas heel laat iets hoort op zogenaamde RFP's. Is het teveel gevraagd om een tijdige reactie te krijgen? Zelfs een "nee" is beter dan helemaal geen reactie.

9. Niet (goed) geïnformeerde verkopers
Een grote glimlach en een uitgestoken hand is allemaal goed en wel, maar nog beter is een verkoper die de meetingplanner helpt bij het bereiken van de doelstellingen voor de betreffende bijeenkomst.
10. Proberen champagne te verkopen met een Bier Budget
Waarom proberen accommodaties en andere aanbieders champagne te verkopen terwijl er duidelijk sprake is van een lager budget. Vaak is er gewoon niet meer budget omdat er al behoorlijk beknibbeld is op de congresbegroting.

Bron: Meetingsnet.com (Congreswereld)